Microsoft Power Automate, que hasta hace unos meses de denominaba Microsoft Flow, es una herramienta de automatización perteneciente a Microsoft Power Platform, junto a Microsoft Power Apps y Microsoft Power BI.
Mediante Microsoft Power Automate usuarios finales, no desarrolladores, pueden implementar algoritmos de automatización de procesos que son desencadenados mediante eventos (condiciones). Esto sustituye a trabajos realizados anteriormente, en casi todas las ocasiones, por desarrolladores profesionales.
Microsoft Power Automate
Microsoft Power Automate incluye intercambios de datos entre plataformas, alertas mediante correo electrónico, SMS o notificaciones push, inserción o borrado de registros en bases de datos o actualización de SharePoint, como ejemplo.
Power Automate, como Power Apps, se basa en un entorno gráfico mediante el que el usuario define el proceso: origen, evento, acciones y condiciones, utilizando técnicas de arrastrar y soltar. Y si deseas hacerlo más fácil aún, una librería de plantillas está disponible.
Puede leer datos desde más de 380 orígenes de distintos fabricantes (como por ejemplo, Eventbrite, Facebook o Gmail).
¿Qué tipos de flujos podemos construir?
Automatizados: Los flujos automatizados son aquellos que se desencadenan cuando se da una determinada condición.
Instantáneos: Aquellos flujos que son resultado de una acción manual como puede ser un click en un botón de la interfaz.
Programados: Flujos que se desencadenan en una fecha determinada. Pueden repetirse a lo largo del tiempo de forma periódica o suceder una sola vez.
Proceso empresarial: Aquellos flujos que guían a los usuarios en su lugar de trabajo para obtener los resultados deseados.
Microsoft Power Automate permite a los usuarios generar procesos de automatización sin conocimientos de programación (sí de algorítmica/lógica) y ejecutarlos de forma segura. Integra capacidades de IA y automatización de procesos robóticos (RPA).
¿Qué es la automatización de procesos robóticos (RPA)?
La automatización de procesos robóticos o RPA es la tecnología que permite que un ‘robot’ (en este caso, un software), emule la interacción humana en sistemas digitales para ejecutar procesos empresariales.
Los procesos RPA son procesos dirigidos por reglas de negocio, de alto volumen y repetible.
Un ejemplo de ello podría ser un RPA que realiza la extracción de datos de nuestra base de datos y de fuentes externas (registro mercantil, bases de datos de información empresarial, etc…) y somete dicha información a un proceso, que preparar una propuesta de límite de crédito que debe ser aprobada o modificada por el analista asignado.
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Microsoft Power Automate y Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics 365 Workflow vs Microsoft Power Automate
Microsoft Dynamics 365 dispone de una herramienta propia de automatización denominada Dynamics 365 Workflow. Entonces, ¿qué herramienta debo utilizar?
¿Es mejor utilizar Dynamics 365 Workflow o Power Automate?
- Si el proceso que automatizamos transcurre íntegramente en Dynamics 365, será más eficiente realizarlo en Dynamics 365 Workflow. Sin embargo, la interfaz de creación de flujos es más sencilla y usable en Power Automate.
- La velocidad de Dynamics 365 Workflow es superior a la de Power Automate, por lo que, si es importante que el proceso se realice en línea, es mejor utilizar Dynamics 365 Workflow.
- Si deseamos integrar notificaciones no basadas en correo electrónico, Microsoft Power Automate nos abre la puerta a SMSs (mediante el conector Twilio) o notificaciones push.
- El uso de Microsoft Power Automate nos permite remitir los emails desde un buzón no asociado a Dynamics 365, por lo que libera una licencia de Dynamics 365 encargada de remitir notificaciones por correo electrónico
- La unificación de los flujos de aprobación en una sola plataforma reduce la complejidad y, en este aspecto, Power Automate tiene un diseño más amigable y práctico para el usuario.
- Power Automate te permitirá automatizar flujos entre Dynamics365 y otras herramientas de Microsoft, como Sharepoint o Onedrive.
- Power Automate te permitirá automatizar flujos entre Dynamics365 y otras herramientas externas, como Slack.
- Por último, es importante considerar el rendimiento al utilizar una u otra aplicación.
Usos de Power Automate
Evitar exportar periódicamente registros que cumplen un criterio. Automate actualizará automáticamente el contenido de la hoja de cálculo.
¿Eres jefe de proyecto? Power Automate te remitirá un email cada vez que se vaya a realizar una reunión en Microsoft Teams para tratar temas relacionados con tu proyecto.
¿Quieres recibir un correo electrónico cada vez que los datos de un informe de PowerBI se actualicen?
Realizar un análisis de sentimiento en tweets e insertar los resultados en PowerBI.
Rescatar los tweets de twitter que tratan de un determinado tema, a través de un hashtag, y los insertará en SharePoint.
Dispones de una página en la que encontrarás numerosas plantillas de flujos de Dynamics 365. Y si quieres, puedes explorar otros conectores entre Automate y aplicaciones de terceros.
