10 Factores que deben Influir su próxima elección de un sistema ERP (2)

Es igual de crítico poder introducir datos, manipularlos, y transferirlos a través de sus diversos sistemas, como que los usuarios de todos los niveles puedan obtener informes e información de soporte de decisiones (también conocido como Business Intelligence o BI) de su sistema. Esto nos lleva al tema de la presentación de informes y Business Intelligence.

ALGUNAS DEFINICIONES

Para los efectos de este artículo, estamos agrupando la generación de informes e inteligencia de negocios en conjunto como “todas las exportaciones impresas y / o electrónicas que son para el consumo de ojos humanos”. (Esto contrasta con las interfaces del sistema, en la que los datos exportados tienen otro sistema como su destino.) No vamos a hacer una distinción significativa entre los “informes” y la “inteligencia de negocios”, ni vamos a preocuparnos por el medio de presentación (papel, MS Excel , MS Word, PDF o una página web interactiva).

Nosotros, por el contrario, intentaremos clasificar los distintos tipos de producción por su propósito principal de negocio:

Listas
Colas
Documentos (para consumo externo)
Análisis de informes
Información de resumen
Cuadros de mando

LISTAS

Algunos informes son simplemente listas de datos, con pocos cálculos, si los hay. Este es el tipo más simple de informe, que pueden producir todos los sistemas, y que en muchos casos se podía ver en la pantalla tan fácilmente como a través de un informe impreso. Algunos ejemplos comunes son:

Una lista de clientes asignados al vendedor “Paul Jones”
Una lista de los productos comprados del proveedor “ACME”

Mientras que éstos pueden ser útiles, por lo general la información solicitada se encuentra justo en el interior del sistema, en una página determinada. Un informe podría ser necesario simplemente porque no todos los campos solicitados son visibles en la pantalla, o porque el usuario requiere información de dos pantallas que se unieron en una sola fila. Estas suelen ser las necesidades de información de baja prioridad, que normalmente son fáciles de manejar.

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COLAS

Las colas son críticas, ya que son el alma de sus operaciones comerciales. Estas son listas de elementos de acción que necesitan ser completados como parte del flujo de trabajo en un departamento determinado. Algunos ejemplos comunes son:

Pedidos no enviados (filtrados por fecha estimada de entrega)
Ordenes enviadas, no facturadas
Pedidos de ventas pendientes

Será importante indagar con los gerentes y supervisores sobre cada función clave, para averiguar los tipos de colas y controles existentes en cada departamento. El siguiente paso es determinar qué informes críticos se utilizan para facilitar y proporcionar evidencia del cumplimiento de las tareas diarias. Un sistema ERP fuerte debe ser diseñado para flujos de trabajo con las mejores prácticas, y debe proporcionar muchas de las colas necesarias para fuertes controles operativos y financieros.

DOCUMENTOS (PARA CONSUMO EXTERNO)

“Documentos” se refiere a informes de página por página los cuales pertenecen a un cliente individual, un artículo, proveedor, o transacción. Estos son particularmente, y por lo general para el consumo externo, y por lo tanto su existencia, la precisión, e incluso el formato, son de la mayor importancia. Los ejemplos más comunes incluyen:

En todas las empresas

Factura de venta
Nota de crédito
Orden de compra
Cheque bancario

Para Fabricantes y Distribuidores

La confirmación de pedidos de ventas
Vales de recolección
Lista de empaque
Manifiesto

Para el sector de los servicios

Orden de trabajo
Orden de servicio

Estos documentos siempre requieren un cierto nivel de configuración en personalización, incluso si eso es sólo la colocación de la identificación de la empresa, dirección de correo, y el logotipo. En otros casos, se puede tratar requisitos externos extremadamente complejos, impuestos a la compañía por fuerzas externas. Ejemplos de ello serían los formatos especiales de facturación requeridos por los clientes, certificaciones de productos necesarios para el transporte y la venta de los mismos, y los formatos bancarios especiales requeridos para el procesamiento de cheques y la automatización.

Será fundamental para compilar una lista y muestras visuales de todos los documentos de salida que deben ser producidos por el sistema ERP, y asegurarse de que los requisitos de datos y formatos puedan lograrse.

ANÁLISIS DE INFORMES

El análisis de informes comprende una amplia categoría de estos, que se utilizan para medir el estado de la empresa, desde las finanzas hasta operaciones. Estos a menudo se ejecutan con respecto a un período de tiempo determinado, y se miden contra algún punto de referencia con el fin de determinar si es necesario realizar ajustes. El punto de referencia puede ser un presupuesto, un pronóstico, una proyección, un período anterior, o un punto de referencia o pauta establecida por la alta dirección. Algunos ejemplos incluyen:

Presupuesto-a-Estado Actual
Tendencia Estado de Resultados por mes
Renta por localización, Departamento, etc.
Estado de flujo de fondos
Rotación de Inventarios
Las cuentas por cobrar maduras
Cuentas por pagar maduras

Estos informes pueden ser un reto. Deben ajustarse al modelo de negocio de la empresa-cliente. Además, deben conciliar constantemente para que la administración superior y media sean capaces de tomar decisiones ponderadas, con rapidez y confianza.

Si bien muchos de estos informes siguen estructuras estándar, será esencial que el sistema ERP sea flexible en su capacidad para poner en práctica criterios y comparaciones relevantes para el negocio. Por ejemplo, si la empresa tiene tres divisiones, cuatro locaciones, y seis líneas de productos, el sistema debe ser fácilmente configurado para reflejar estas dimensiones sobresalientes en sus diversos informes.

INFORMACIÓN DE RESUMEN

Las agregaciones, o la información de resumen son cálculos u operaciones consolidadas de grandes cantidades de datos, con el fin de analizar las tendencias e indicadores macro. Este tipo de análisis no son necesariamente prescriptivos, pero son guías generales muy poderosas para el bienestar y dirección de la empresa. Algunos ejemplos pueden incluir:

Comparaciones de rentabilidad a través de líneas de productos, divisiones y ubicaciones
Tendencias de ingresos durante un período de cinco años

El reto que suponen las agregaciones es el procesamiento de grandes cantidades de datos en cifras inteligibles e intuitivas. Dependiendo de la cantidad de datos procesados, y la frecuencia de su procesamiento, es posible que se deban implementar sistemas avanzados. Esto hace necesaria la implementación de Business Intelligence (BI) como – “Un conjunto de técnicas y herramientas para la adquisición y transformación de datos en información significativa y útil para propósitos de análisis de negocios” (Turner, Dawn M. What is Venture Management?” (www.VentureSkies.com). para las agregaciones, por lo tanto, es fundamental para asegurarse que su sistema ERP proporcione capacidades de inteligencia de negocios, ya sea de forma nativa o mediante integración robusta con paquetes de BI externos.

CUADROS DE MANDO

Los cuadros de mando son representaciones simplificadas y en gran parte gráficas de los datos agregados. Estos son a menudo diferenciados por distintos colores para reflejar la medición contra umbrales y metas definidas por la alta dirección. Este es otro aspecto de la inteligencia de negocios – presentación de datos agregados en un formato de fácil digestión indicativo del éxito vs fracaso, mejora vs decadencia. Si cuadros de mando son una faceta importante de la gestión empresarial, nuevamente, es fundamental asegurarse que su sistema ERP tenga la capacidad de agregar datos y presentarlos en cuadros de mando configurables.

UNA NOTA FINAL SOBRE PRESENTACIÓN

Por último, pero no menos importante, la entrega y presentación de informes e inteligencia de negocios debe ser casi ubicua. Los modos de presentación más comunes, con los que su sistema ERP debe ser compatible, incluyen los siguientes:

Papel
PDF
Las hojas de cálculo, como Microsoft Excel
páginas web
Dispositivos móviles, ya sea a través del navegador o una aplicación

Es importante tener en cuenta que en algunos casos, los usuarios requieren la capacidad de profundizar los datos subyacentes. Si este es el caso, será fundamental que las capacidades de informes de inteligencia de negocios ofrezcan esta capacidad interactiva, que por lo general sólo puede lograrse a través de una aplicación instalada o una interfaz de navegador.

EN CONCLUSIÓN

Hemos presentado los principales tipos de funcionalidad de informes e inteligencia empresarial comúnmente exigidos en los sistemas ERP. Antes y durante el proceso de selección, es importante para evaluar plenamente las capacidades del sistema ERP frente a los requisitos de cada una de estas áreas.

Tales requisitos deben cumplirse con el fin de satisfacer las necesidades de los flujos de trabajo internos, las demandas de los grupos de interés externos, y los deseos de la alta dirección. El sistema debe tener capacidades sólidas de personalización y para calcular, agregar, y presentar los datos en los formatos especificados, a través de cada medio deseado.

Factor Decisivo ERP # 7: Costo Total de Propiedad

La implementación de una nueva solución ERP es una inversión significativa. Sin embargo, ¿qué tan grande es en realidad? Para averiguarlo, debemos considerar el costo total de propiedad del sistema (TCO, por sus siglas en inglés). TCO se define como el costo acumulado de implementar, mantener y actualizar un sistema a lo largo de su vida dentro de la organización. Para los sistemas ERP, esto incluye:

Planificación y selección
Costo de la licencia
Costo de la infraestructura
Costo de implementación
Soporte posterior a la entrada en funcionamiento
Mantenimiento y Actualizaciones

RESPETE LOS DÓLARES BLANDOS

Cuando se evalúa el TCO, es importante entender no sólo “dólares duros”, que son dinero pagado a entidades externas, sino también “dólares blandos” – el costo de reasignar los recursos internos de sus responsabilidades normales y otras oportunidades de negocios. La implementación correcta de aplicaciones empresariales, especialmente de sistemas ERP en toda la empresa, requiere una coordinación y esfuerzo colectivo.

Este proceso puede ser un reto para una organización debido a su experiencia limitada con la gestión del cambio. Sin embargo, con la orientación directa de sus consultores ERP, los empleados pueden aprender a solicitar, racionalizar y priorizar los flujos de trabajo y los requisitos que nunca antes fueron examinados de cerca. Un patrocinador y un gerente interno de proyecto deben utilizar su autoridad e influencia para gestionar las expectativas de los grupos de interés principales y para gestionar el progreso de los recursos del proyecto de primera línea. Los usuarios clave deben ser los primeros en adoptar, evaluar y aprender el nuevo software, escribir y entregar material de capacitación, y apoyar a otros usuarios. Todo esto debe llevarse a cabo mientras el negocio principal continúa operando.

PLANIFICACIÓN Y SELECCIÓN

La planificación de implementación comienza cuando la organización decide que es el momento de implementar un nuevo sistema. Esto puede ser estimulado por varios eventos internos o externos, por ejemplo: descontento interno con el sistema ERP, descontinuación de soporte externo y actualizaciones, o un cambio en la estructura, el tamaño o las operaciones de la empresa. De manera que alguien en la organización se encarga de realizar un proceso de búsqueda y selección. A menudo, esta responsabilidad recae sobre los hombros del departamento de TI, pero si la organización carece de las habilidades necesarias, puede subcontratar el proceso a una organización de consultoría o gestión de proyectos.

El proceso de búsqueda en sí mismo puede ser lento y costoso, ya que el explorador de software lleva a cabo reuniones de visualización ( de alcance), realiza búsquedas en Internet, busca literatura, hace llamadas telefónicas, coordina las visitas de los vendedores y tal vez asista a ferias comerciales. Entre los esfuerzos más formales, el equipo de selección también puede incurrir en el costo de preparar una solicitud de propuesta, solicitar y manejar las respuestas de los proveedores, y realizar demostraciones en las instalaciones y visitas al sitio.

Es en el mejor interés de los proveedores de ERP conocedores y capaces ayudarle con este proceso, ya que puede terminar con la compra de sus productos y servicios. Búsquelos para que le proporcionen recursos en línea extensos, incluyendo webinars, entrenamiento gratuito, y foros de usuarios.

Muchas compañías también han trabajado fuertemente para simplificar su estructura de precios, alejándose de combinaciones complejas de precios basados en usuarios y gránulos, a tarifas planas simples o tarifas por usuario. Además, las organizaciones más exitosas deben tener recursos disponibles para proporcionar respuestas oportunas y completas a su consulta.

A menudo, el fabricante o la línea de productos tienen un canal de distribuidores terceros certificados o de revendedores de valor agregado, que mantienen la experiencia en industrias o geografías específicas que corresponden a sus necesidades. Es su trabajo proporcionar no sólo respuestas, sino un cierto nivel de orientación, para ayudar a las compañías menos experimentadas a aprender sobre las últimas tecnologías, las mejores prácticas de la industria y otras consideraciones derivadas de su experiencia en la implementación de software.

COSTO DE LICENCIA

El costo inicial de la licencia se entiende fácilmente como “comprar el software”. Sin embargo, hay muchos componentes de este costo, y decisiones a tomar. La primera pregunta es una licencia perpetua (en la que usted es propietario del software), o una licencia de suscripción (en la cual usted paga periódicamente para usar el software).

Para la licencia perpetua, el costo consistirá de cuatro factores clave:

1. Número y tipo de usuarios

Se pueden contar de dos maneras: Usuarios Concurrentes o Usuarios Nombrados. El enfoque del usuario concurrente establece un límite del número máximo de usuarios que pueden acceder al sistema en un momento dado. Los usuarios nombrados determinan los nombres exactos de aquellas personas que podrán acceder al sistema en cualquier momento dado. Algunos sistemas, proporcionan ciertos tipos de usuarios, que se cuentan y tasan diferentemente.

Ejemplo: En una empresa con 200 empleados totales, 150 de ellos tendrían algún tipo de interacción con el sistema ERP. 50 de ellos serían usuarios limitados, que solo utilizan el sistema para ingresar su tiempo trabajado. Los otros 100 usuarios necesitarían licencias completas para el sistema, dándole capacidades funcionales más profundas que simplemente ingresar su tiempo trabajado.

Si el sistema ERP fuera licenciado con una base de usuario nombrado, necesitaríamos 150 licencias, una para cada usuario que pueda ingresar al sistema.

Si el sistema ERP fuera licenciado con una base de usuarios concurrentes, tendríamos que estimar cuántos usuarios – al máximo – ingresarán al mismo tiempo. Para los usuarios principales, hay una regla de la industria que indica que aproximadamente dos tercios de todos los usuarios posibles tienden a iniciar sesión al mismo tiempo. Así que para las licencias completas, esperaríamos ver 2/3 x 100 = 67 usuarios conectados en un momento dado. Para las licencias limitadas, esperamos ver 2/3 x 50 = 33 usuarios conectados en un momento dado. Por lo tanto, compraríamos al menos 67 licencias completas y 33 licencias limitadas.

Por supuesto, debemos tener en cuenta que otros factores influyen en la concurrencia. Si la mitad de los empleados de la compañía están ubicados en China y Estados Unidos (¡Este es un escenario real de mi registro de clientes!), Podríamos cortar a los usuarios simultáneos por la mitad, ¡porque las zonas horarias están a 12 horas de diferencia! También queremos mirar cuidadosamente las demandas de concurrencia de entrada de tiempo trabajado – Si el registro de horas se entrega semanalmente, podría haber un aumento muy alto en el uso cada viernes por la tarde, y no querríamos que nuestros usuarios tuvieran problemas para acceder al sistema. Será importante pasar un tiempo mirando los flujos de trabajo y la cultura de su organización individual, para determinar qué régimen de licencias disponibles ofrece las mayores ventajas para usted.

2. Módulos con licencia

La mayoría de los paquetes de ERP tienen un conjunto básico de funcionalidades, y algunas opciones adicionales. Será importante saber qué módulos adicionales se requieren y cómo se licencian. Los módulos pueden o no tener su propia cuenta de usuarios y precios específicos.

3. Mantenimiento del Software

El mantenimiento de software es un costo anual recurrente cobrado por el fabricante del software, que financia el desarrollo y le da al cliente el derecho a nuevas correcciones de errores y actualizaciones de software. En la mayoría de los casos, esto no es opcional, y el pago del primer año de mantenimiento se realiza junto a la compra del software.

4. Complementos

Si alguna de las funcionalidades necesarias para la empresa está disponible sólo a través de complementos de terceros, éstos agregarán otra capa de costos. Tenga en cuenta que los complementos de terceros pueden tener sus propios términos de licencia legal, junto con sus propios costos de licencia, módulos y mantenimiento de software.

El modelo de precios de licencias de suscripción suele ser mucho más sencillo:

Número de usuarios

Una vez más, esto se puede contar en términos de usuarios concurrentes o nombrados. Los usuarios nombrados tienden a ser el modelo más común para las licencias de suscripción.

Módulos a ser licenciados

Los módulos adicionales pueden aumentar el costo periódico. Este costo puede ser para todos los usuarios, o sólo para aquellos usuarios que necesitan acceder a los módulos adicionales.

COSTO DE LA INFRAESTRUCTURA

La infraestructura adecuada no es tan universal como uno podría pensar, o tan simple como algunos proveedores la pueden proponer. Dependiendo de la naturaleza de sus operaciones y geografía, puede haber un número de elementos de su infraestructura que tienen que ser actualizados antes de una implementación de ERP. Estas áreas incluyen:

Conectividad: si está utilizando un modelo alojado, su oficina necesita una conectividad confiable y, valga la redundancia, conectividad con ese host. Esto también es cierto si mantiene su propio centro de datos, con usuarios distribuidos en oficinas y / o hogares. Deberá asegurarse de que la conexión de su centro de datos con ese mundo exterior tenga la mejor disponibilidad posible. Para ello es necesario disponer de equipos de red modernos y de recursos humanos capaces y receptivos para establecer y mantener esa infraestructura.
Servidor (es): Necesitará a alguien con conocimiento reforzado del servidor y de la base de datos para diseñar y especificar el hardware del servidor, el sistema operativo y la configuración. Esto es esencial para garantizar un rendimiento adecuado del sistema y una capacidad adecuada para aumentos razonables en los usuarios, los datos y el nivel de actividad. Si bien la virtualización (ya sea de servidores propios o de servidores alojados) hace que esta área sea más flexible y tolerante, una mayor capacidad tendrá un mayor costo, incluso si está disponible rápidamente, por lo que lo mejor es pasar por un tiempo de dimensionamiento y pruebas antes de pasar a un estado de producción.
Seguridad, Recuperación de Desastres y Copias de Seguridad: “¿Y si alguien intenta hackearnos?” “¿Qué pasa si hay un huracán, un terremoto, un incendio o una inundación?” Dependiendo del valor / sensibilidad de su información, Los problemas de cumplimiento normativo, estas preguntas tienen una consideración cuidadosa. Incluso si las probabilidades de un problema son bajas, las consecuencias pueden ser devastadoras si carecen de sistemas y procedimientos adecuados. Puesto que su sistema ERP puede convertirse en el sistema más crítico de su misión, trátelo con el debido cuidado. Invierta el dinero necesario para protegerlo junto a su organización. Si le falta el capital financiero o humano para llevar su entorno a los estándares necesarios, una opción de alojamiento puede manejar gran parte de su carga.

COSTO DE IMPLEMENTACIÓN

El costo de implementación suele ser el costo más grande, más conocido y obvio que se debe incurrir. Exploraremos este costo aún más en los puestos 8 – Implementación rápida y eficiente, y 9 – Selección del socio adecuado. A modo de introducción, he aquí algunos puntos a considerar:

Desde la organización de usuarios

Objetivos claros de la gerencia superior, con la consideración de la gerencia media y del personal
Compromiso presupuestario, con fondos contingentes para oportunidades y desafíos inesperados
Compromiso de tiempo de un conjunto diverso de miembros del equipo del proyecto
Compromiso de liderazgo y el establecimiento de protocolos de comunicación y resolución de conflictos sólidos
Un plazo de proyecto realista que deja tiempo para pruebas y cambios
Un compromiso claro con la metodología del proyecto y las restricciones, por ejemplo, el control del alcance
Expectativas realistas sobre la capacidad de la organización para adaptarse al cambio

Criterios para el socio de implementación

Experiencia y pericia en su industria, como lo demuestra el liderazgo de pensamiento y las referencias
Acceso, y experiencia, en los complementos relevantes para su proyecto
Número de recursos disponibles para su proyecto
Metodología de implementación estructurada que se ajuste a las capacidades y la cultura de su empresa
La proximidad geográfica de los recursos clave con respecto a su (s) ubicación (es)
Estructura contractual, garantías y autorizaciones
Controles fuertes del proyecto, incluyendo el presupuesto a la revisión real, gerencia del alcance, y la coordinación de recursos

SOPORTE POSTERIOR A LA ENTRADA EN FUNCIONAMIENTO

Después de la entrada en funcionamiento, todavía habrá trabajo que hacer. El sistema requerirá mantenimiento y administración. La organización necesitará procedimientos para gobernar el sistema, incluyendo cómo se presentan, se escalan y se priorizan, y cómo los recursos y el dinero se asignan a cualquier solicitud de apoyo o cambio.

Si su organización no tiene recursos calificados y disponibles, y un proceso de gobernancia, corre el riesgo de tener problemas graves. Primero, es la cuestión del costo; Acudir fuera de la empresa para la administración rutinaria del sistema, como agregar / suprimir usuarios, y los ajustes de la configuración, puede ser absolutamente costoso si usted no tiene un buen acuerdo contractual. Segundo, es la cuestión de la capacidad de respuesta; Sin protocolos de priorización y disponibilidad planificada de recursos calificados, los problemas críticos no se resolverán, lo que puede afectar negativamente su moral, operaciones, servicio al cliente y ventas. Por último, pero igualmente importante, es el control; Sin un enfoque racional y disciplinado de la gestión de la configuración y gestión de problemas, los recursos y el dinero se desperdiciará en soluciones inadecuadas, y el sistema puede llegar a ser menos fiable, hasta el punto de ser inmanejable y que necesite ser reemplazado.

MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIONES

Los cargos anuales cobrados por su proveedor de software son para actualizaciones / mejoras continuas, las cuales estarán disponibles para su empresa. Dependiendo de si su implementación está alojada o en las instalaciones, puede o no tener mucha influencia sobre si y cuándo adoptar esas mejoras. Los proveedores de software alojados suelen anunciar mejoras y actualizaciones, dando a los clientes una ventana de tiempo específica para prepararse para la adopción. Las empresas con implementaciones locales son capaces de elegir cuándo implementar mejoras, aunque caer demasiado lejos puede afectar el soporte y la facilidad de uso, especialmente si ese apoyo es proporcionado por entidades externas.

El otro factor que afecta el mantenimiento y las actualizaciones del software es el grado de personalización que supone la implementación. Las soluciones muy personalizadas siempre serán más complejas y costosas de actualizar. Esta es la razón por la cual las personalizaciones deben ser examinadas detenidamente, y su impacto en TCO totalmente evaluado antes de ser agregado dentro del alcance del sistema.

RESUMEN

Todas las decisiones relativas a la selección del sistema se deben hacer con un enfoque hacia los beneficios del negocio, y sus impactos en el costo total de propiedad. Un poco de planificación y evaluación adicional puede ayudarle a elegir un sistema y un enfoque de implementación que sea costo eficiente para sus necesidades, capacidades y restricciones particulares. Asegúrese de que su elección del sistema principal, los complementos y el socio de implementación aporten un alto valor a sus operaciones y asegúrese de que su organización esté preparada con la infraestructura adecuada y el equipo interno para el soporte inicial y a largo plazo.

Factor Decisivo ERP # 8: Implementación Rápida Y Eficient

Implementación Rápida y Eficiente

En el último artículo, nos dimos cuenta que la implementación es uno de los mayores contribuyentes individuales al coste total de propiedad de un sistema ERP, seguido por el costo de las licencias de software. En las dos décadas anteriores, una regla común para el costo de implementación versus el costo de la licencia era de 2: 1. Esto significaba, si usted adquirió licencias para su sistema ERP a un costo de $ 100,000, probablemente costaría $ 200,000 implementarlo. Hoy en día, al elegir un sistema ERP, ¿Qué podríamos hacer para reducir este costo?

Definición de Requisitos

Una semejanza en la mayoría de clientes es la falta de documentación que rodea las prácticas comerciales internas. Aunque puede haber algún nivel de procedimientos operativos en la organización, éstos suelen ser bastante generales y, a menudo, obsoletos. Cada empleado, a medida que se aclimatan a sus puestos de trabajo, aprende qué suposiciones se pueden hacer, qué vacíos se pueden dejar, y cómo hacer frente a las excepciones. Si bien estas sutilezas por lo general no regresan a los procedimientos operativos, son muy importantes, porque gobiernan la operación cotidiana de la empresa.

Realizar entrevistas internas y actualizar la documentación interna es un paso importante para descubrir estas sutilezas clave, de modo que los requisitos del sistema se puedan determinar con mayor precisión y precisión. Esto dará al equipo de selección de ERP un mejor conjunto de criterios para evaluar los distintos sistemas considerados. En cuanto a los propios sistemas ERP, la compañía querrá elegir el paquete que más se ajuste a estos requisitos en su entrega “estándar”.

Priorización del Alcance

Priorizar es una tarea desagradable. En el mundo perfecto que todos queremos vivir, hay un sistema ERP que cumple con todos nuestros requisitos – y más allá. Sin embargo, en el mundo real, habrá concesiones, compromisos y omisiones. Cómo y cuándo se hagan esas elecciones puede determinar el éxito y el costo de su implementación.

Es probable que el factor más importante en la priorización efectiva sea el establecimiento de un comité directivo del proyecto; Compuesto por los patrocinadores y los grupos de interés que tienen la influencia, el juicio y la perspectiva para sopesar y negociar intereses en competencia por el bien de la empresa. Pueden seleccionar y comprometer los recursos adecuados para el equipo de proyectos prácticos. También son el grupo ante el cual hay que escalar conflictos y cambios de dirección, para asegurar que el proyecto continúe en la dirección correcta.

Este equipo debe ayudar a determinar los criterios generales de selección y debe ser consciente de los compromisos presentados por las principales opciones del sistema ERP. Al final (es decir, el final del proceso de selección), deben optar por alguna de las opciones de los sistemas de ERP, y estar dispuestos a apoyar esa decisión. El fracaso al establecer el nivel adecuado de comprensión y participación en los niveles más altos de la organización puede conducir a confusión, luchas políticas internas y posteriormente, una falta de compromiso, cuando la implementación entre en marcha.

Control del Alcance

Determinar y acordar el alcance es tal vez la mitad de la batalla. Inevitablemente habrán matices o áreas, de requerimientos que se pierden, se malinterpretan o subestiman. También habrá una comprensión cada vez mayor por parte de los usuarios finales de que su vida laboral está a punto de ser irrevocablemente alterada y, naturalmente, muchos lucharán para garantizar que sus propias necesidades individuales se vean satisfechas. Esto se convierte en una cuestión de control de alcance.

A veces es difícil reconocer cuándo el alcance está cambiando. Los consultores y desarrolladores pueden tener un optimismo irrazonable con respecto al cliente, el proyecto y sus propias habilidades. También pueden tener personalidades conciliatorias que les obliguen a intentar agregar trabajo adicional en el camino, para mantener al cliente feliz. Incurrir en un montón de cambios pequeños debido a estos sesgos excesivamente optimistas puede significar mayores aumentos en costo, complejidad, cronograma, esfuerzo y riesgo.

El director del proyecto debe asegurarse de que estos cambios estén suficientemente documentados y ayudar a determinar si las novedades en los requisitos equivalen a importantes cambios de alcance. El proveedor tendrá que ser involucrado para determinar el costo de abordar ese cambio. Por último, si hay un costo, habrá que involucrar al equipo del proyecto y / o al comité directivo, para sopesar los beneficios frente al impacto del proyecto (costo, tiempo, esfuerzo, etc.). Para adherirse a la línea de tiempo y al presupuesto, todos los miembros de la organización, especialmente aquellos en la parte superior, deben estar comprometidos a controlar el alcance.

¿Cómo se relaciona su selección de sistemas ERP con el control del alcance? De manera significativa es que debe elegir un sistema que sea lo más flexible y modular posible, de modo que la implementación de un módulo adicional requiera configuración y no un desarrollo profundo. Sin embargo, en caso de que los cambios de alcance requieran desarrollo, su sistema ERP necesita tener una plataforma de desarrollo sólida, con desarrolladores y consultores calificados, herramientas de creación rápida de prototipos y herramientas de desarrollo y una forma de gestionar fácilmente esos cambios y evitar problemas en la actualización del sistema.

Usabilidad

El entrenamiento del usuario es comúnmente considerado como un evento de una sola vez, que ocurre justo a tiempo para que el sistema entre en funcionamiento. Sin embargo, tenga en cuenta que el equipo de proyecto de la organización adoptante debe evaluar, respaldar y probar el sistema antes de la capacitación final y el despliegue. Esto significa que debe haber algún esfuerzo hacia la adopción temprana, ya sea que se considere “orientación”, “capacitación clave del usuario” o “pilotaje”. Por lo tanto, la usabilidad del sistema es un factor que afecta a la adopción, desde el inicio de la implementación hasta su entrada en funcionamiento. La usabilidad puede verse influenciada por varios factores:

La familiaridad de la interfaz, por ejemplo, Microsoft Dynamics NAV tiene un diseño similar al del paquete de Microsoft Office.
Enfoque de funciones, por ejemplo, Microsoft Dynamics NAV puede mostrar sólo las funciones necesarias para el papel desempeñado por el usuario conectado.
Configuración, p. Ej., Cada usuario puede configurar su propia pantalla de Microsoft Dynamics NAV, resecuenciar, ocultar y mostrar las características para su conveniencia individual.
Integración, por ejemplo, Microsoft Dynamics NAV puede exportar a Microsoft Word, Microsoft Excel o PDF, que son formatos familiares para casi todo el mundo.

Autoservicio de Migración de Datos

La migración de datos, o ETL (Extraer, Transformar y Cargar, por sus siglas en inglés) puede ser una tarea muy tediosa, en parte debido a su naturaleza colaborativa e iterativa. En décadas pasadas, el proceso implicó un ciclo repetitivo de cuatro pasos:

Algunos sistemas ERP ahora proporcionan herramientas fáciles de usar para que los usuarios finales puedan limpiar, cargar, revisar y recargar los datos por su cuenta. Esta mayor visibilidad, control y autonomía pueden condensar en gran medida la duración y el costo de cada iteración y disminuir el número de ciclos, ahorrando dinero y tiempo a la empresa.

Capacidades de Prueba

La clave para el aseguramiento de la calidad son las pruebas, sin embargo en entornos complejos, el proceso de prueba puede ser muy complicado y requiere mucho tiempo. Algunas plataformas, como Microsoft Dynamics NAV, han introducido capacidades de pruebas automatizadas. La capacidad de ejecutar pruebas detalladas y automatizadas complementa los esfuerzos de los usuarios finales que requieren mucho tiempo y ayuda a garantizar que los limitados recursos de la compañía se asignen a las áreas más críticas. En un entorno complejo y cambiante, la capacidad de determinar rápidamente la idoneidad y reducir el esfuerzo manual es de gran ayuda para una implementación rápida y eficiente.

Resumen

Los servicios de implementación son generalmente los mayores costos relacionados con el proceso de adopción de un nuevo sistema ERP. La mejor manera de reducir y controlar estos costos es asegurar una implementación rápida y rentable. Algunas de las claves del éxito incluyen planificación detallada, claridad y alineación por parte de la organización adoptante. Los resultados de este estudio detallado ayudarán a la organización a elegir un sistema ERP que satisfaga sus necesidades integrales.

La alineación forjada dentro del liderazgo del proyecto ayudará a asegurar que cualquier desafío potencial de implementación pueda ser enfrentado con perspectiva apropiada y recursos comprometidos. Por último, una implementación eficiente es más factible con un sistema ERP que es flexible y permite a los usuarios configurar y probar rápidamente la calidad de esas configuraciones. Estos esfuerzos directos de los usuarios controlarán eficazmente los costos de implementación y asegurarán una adopción rápida y exitosa del sistema.

Factor Decisivo ERP # 9: Elegir El Socio Correcto

Analizar y preparar su organización es fundamental, al igual que elegir el software que mejor se adapte a sus operaciones. Sin embargo, dado que estadísticamente una implementación de ERP se lleva a cabo sólo una vez cada 5-10 años, su organización interna, probablemente carece de la experiencia y la perspectiva para asegurar una transición exitosa. Por lo tanto, la pieza final del rompecabezas es elegir el socio de implementación correcto.

Los socios de implementación externos pueden ofrecer apoyo en cinco áreas principales:

Experiencia En desarrollo RFP, generación y evaluación de alternativas de software

Cubrimos la importancia de la planificación de la implementación y la evaluación de alternativas de ERP en nuestras publicaciones anteriores. Si su organización carece del personal necesario, los socios externos pueden ayudar con este paso. Sin embargo, será crítico asegurarse de que mantengan un nivel de objetividad suficiente y no estén simplemente guiándolos hacia la solución que venden.

Habilidad y experiencia en la gestión de proyectos de

implementación de aplicaciones empresariales

Los directores de proyectos son fáciles de encontrar. Los directores de proyectos calificados y experimentados que pueden navegar con éxito política, las prioridades de negocios y detalles técnicos a lo largo de varios meses, sin embargo, son pocos. Puede optar por aprovechar un recurso interno de su propio personal de TI, un director de proyectos del proveedor de software o un administrador de proyectos de terceros. Hay pros y contras relacionados con cada opción.

Su director de proyectos interno probablemente entiende cómo navegar por su organización, pero puede carecer de habilidad y experiencia con el paquete ERP seleccionado. También pueden carecer de enfoque y objetividad, si son parcialmente prestados de su trabajo “normal”, y si se reportan a una función específica del negocio.

Los directores de proyectos del proveedor de software definitivamente entienden el paquete ERP que seleccionó. Sin embargo, pueden no conocer los detalles de su industria. Además, al final del día, están obligados a atender las necesidades del proveedor del software. Su incentivo para controlar el costo, por lo tanto, puede verse comprometido con su interés en aumentar las ventas a su organización y asegurar la rentabilidad del proyecto desde la perspectiva del proveedor.

Dados los pros y los contras mencionados, un director de proyectos externo puede parecer la elección perfecta. Esto puede ser cierto, pero tenga en cuenta que, salvo una experiencia especializada, un director de proyectos externo no es ni un experto en el sistema ERP, ni el funcionamiento interno de su organización. Además, la participación de un tercero puede introducir la política, haciendo más complicada y contenciosa la comunicación, la toma de decisiones y la rendición de cuentas a lo que sería en un caso diferente.

Será fundamental evaluar a los individuos a su disposición, incluyendo su experiencia con el software, su organización y la práctica de la gestión de proyectos. También será importante equilibrar los motivos, los incentivos y los sesgos de las distintas partes, para llegar a la elección correcta de los directores de proyectos.

Experiencia en la implementación de sistemas ERP y complementos específicos

La habilidad más obvia que un socio de implementación aporta a la mesa es la experiencia en el sistema ERP seleccionado. Usted tendrá que investigar la cantidad de tiempo que el proveedor ha estado vendiendo y apoyando el producto, y obtener el mismo detalle para los candidatos individuales específicos que utilizarían para el personal de su proyecto. Si determina que ciertos complementos e integraciones estarán involucrados, pregunte sobre el nivel de experiencia del proveedor en esas áreas también.

Varios fabricantes de ERP han establecido metodologías específicas para implementar sus paquetes de software, por ejemplo el marco SureStep de Microsoft, que se aplica a sus productos Dynamics AX, NAV, CRM y GP. Averigüe si existe una metodología general de la industria ( “cascada” lineal o “ágil” iterativa) recomendada para sus necesidades, o si existe una metodología que se ha desarrollado específicamente para el software que ha seleccionado. Adquiera una comprensión de las fases, insumos, actividades y entregables involucrados en las metodologías. Obtenga una comprensión clara de lo que se espera de cada parte.

Por último, el proveedor debe ser capaz de proporcionar pruebas que apoyen su nivel de habilidad y experiencia. Averigüe qué nivel (s) de certificación tienen el proveedor y sus miembros del personal en sus áreas individuales de experiencia, incluyendo la gestión de proyectos, consultoría y programación, si es relevante. Pida referencias de clientes exitosos anteriores. Si es posible, obtenga muestras o plantillas de los entregables involucrados.

Esta debe ser la zona más clara y directa en la que los socios son de valor, por lo que debe ser fácil de obtener toda la verificación que necesita, para ayudarle a tomar la decisión correcta.

Recursos adicionales para ayudar con el análisis de

negocios, pruebas, documentación y capacitación

Su personal interno puede ser experto en sus trabajos, pero pueden no ser grandes escritores técnicos, diligentes probadores de software, o talentosos oradores y formadores. Este es otro espacio donde un socio externo puede agregar valor. Más allá de los consultores principales, los asociados en la implementación deben contar con personal adicional con puntos fuertes en análisis, documentación, capacitación y pruebas. A menudo, estos recursos facturarán a una tasa menor que los consultores y programadores principales, ya que su propósito principal es complementar los esfuerzos de su personal interno.

Será importante sopesar el costo y los beneficios de aprovechar estos recursos externos. En primer lugar, ¿cuál es la disponibilidad de sus recursos internos y cómo afectaría esto la calidad y el calendario del proyecto? ¿Qué tan conocedor debe ser el personal externo sobre su empresa e industria? ¿Qué formatos y estándares tiene para la documentación de su capacitación? ¿Dónde y cuándo se deben desplegar los recursos para satisfacer las necesidades del proyecto?

Complementar su personal interno con expertos externos es una excelente manera de digerir el gran aumento en la actividad causado por la ejecución de un proyecto de implementación. Esto puede minimizar el impacto del proyecto sobre la carga de trabajo y la moral de su personal interno. También puede, en algunos casos, resultar en un producto final de mayor calidad. Tenga en cuenta, sin embargo, que el personal suplementario no es un reemplazo para la interacción y los procesos de aprendizaje requeridos de sus empleados a largo plazo.

Recursos especializados capaces de brindar soporte a las aplicaciones

Especialmente en los primeros días y semanas después de la entrada en funcionamiento, la organización puede tener dificultades para aplicar sus nuevas herramientas y procedimientos, y hacer su trabajo. También puede haber errores ocultos dentro del sistema ERP, o las configuraciones o personalizaciones particulares, que no fueron evidentes durante la fase de prueba. Por estas razones, es prudente organizar el acceso a algunos expertos externos, asegurando su disponibilidad y capacidad de respuesta a través de un Acuerdo de Nivel de Servicio.

Al evaluar a los socios, asegúrese de mirar más allá del personal de entrega inmediata del sistema, a su personal de apoyo y procesos. ¿Cómo está compuesta la función de apoyo y es el personal competente con el nuevo trabajo que podrían vender en el futuro? ¿Cuáles son las habilidades del personal, y coinciden con el alcance completo de lo que se planea implementar?

Por ejemplo, si el hardware de punto de venta es un componente clave de su solución de ERP, ¿El socio cubre el hardware tanto como el software? ¿Cómo se comparan las horas de trabajo de su socio con los horarios laborales de su empresa, y qué sucede si tiene un problema crítico durante las horas libres? ¿Qué es el Acuerdo de Nivel de Servicio, qué garantías incluye y cómo se calcula el precio? ¿Qué supuestos subyacentes, infraestructura y procedimientos deben establecerse para ayudarlos a ayudarlo?

En Conclusión

La elección del socio correcto le ayudará a asegurarse de que puede lograr el mejor retorno de la inversión posible de su implementación de ERP. Parte de esa opción es evaluar qué ayuda necesita su empresa y asegurarse de que elija socios con las competencias adecuadas para llenar esos vacíos. Sin embargo, también debe evaluar, establecer y hacer cumplir los procesos y los incentivos para garantizar la efectividad dentro de su organización desde la planificación del proyecto el soporte posterior a la entrada en funcionamiento.

Factor Decisivo ERP # 10: Visualizar Y Aceptar El Largo Plazo

¡Felicitaciones! Si ha seguido los artículos anteriores, entonces ha explorado completamente las consideraciones necesarias antes de elegir e implementar un sistema ERP!

Con base en lo anterior, hemos calculado cómo evaluar y preparar su organización, seleccionar el software adecuado y establecer una relación sólida con un socio de implementación. Esto satisface las necesidades de migrar con éxito a un nuevo sistema ERP que mejor se adapte a sus necesidades actuales. ¿Qué sucede a continuación, y cómo debe planificar para ello? La respuesta es implementar un Marco de Gestión del Ciclo De Vida de las Aplicaciones.

Cómo Planificar el Cambio – Gestión del Ciclo de Vida de las Aplicaciones

La Gestión del Ciclo De Vida de las Aplicaciones (ALM, por sus siglas en inglés) es el conjunto de decisiones, actividades e inversiones que tienen lugar durante todo el tiempo que una aplicación está en su organización. Esto incluye planificación, implementación del sistema, soporte, mantenimiento, actualizaciones y obsolescencia y reemplazo del sistema. La gobernanza es un elemento clave de cualquier perspectiva de la Gestión del Ciclo de Vida de las Aplicaciones. Su método de gobernanza determina el proceso de escaneo de los cambios necesarios, validándolos y escalándolos a un equipo apropiado de tomadores de decisiones, y comprometiendo los recursos necesarios para promulgar un cambio.

Imagine, por ejemplo, que surgen cambios regulatorios y alguien en su departamento de cumplimiento pide que el sistema ERP se modifique para dar soporte a esto. Antes de comprometer cualquier recurso a ello, ese deseo debe ser completamente explicado y priorizado. Una vez que se determina como una prioridad, alguien debe comparar los requisitos con las capacidades actuales del sistema. Luego, la organización debe desarrollar alternativas: usar un método manual, usar una solución dentro del sistema o modificar el sistema. Cada alternativa debe ser evaluada con respecto al tiempo, riesgo, costo y beneficios. Finalmente, si la organización avanza con tal personalización, tendrá que ser diseñada, programada, probada, documentada, y los usuarios apropiados necesitarán ser notificados y capacitados.

Las consideraciones anteriores forman parte de la gobernanza y todos los procesos anteriores son partes clave de la Gestión del Ciclo de Vida de las Aplicaciones. En conjunto, esta es la forma en que la organización maximiza el retorno de su inversión en un sistema ERP, o cualquier otra aplicación de negocios introducida en su entorno.

Las Fuentes Comunes Del Cambio

Los cambios que desencadenan eventos ALM pueden provenir de casi cualquier lugar. Vamos a destacar algunas de las fuentes de cambio más comunes, cada una de las cuales puede afectar los costos a largo plazo y los beneficios asociados con su aplicación de ERP.

Cambios Regulatorios

La mayoría de las industrias se rigen por algún conjunto de regulaciones, y algunas pueden ser relevantes para el funcionamiento de su sistema ERP. Los productos químicos, los dispositivos médicos, los alimentos, las bebidas y los fármacos son ejemplos de industrias en las que la composición de la calidad del inventario necesita ser registrada, rastreada y producida durante el comercio. Tendrá que estar al tanto de los cambios planeados y promulgados en las regulaciones, y asegúrese de que éstos sean tratados adecuadamente por su sistema ERP.

Cambios impulsados por el cliente

Si su industria está experimentando un cambio significativo, es probable que sus clientes pasen algo de ese impacto hacia usted. Esto puede tomar la forma de nuevas interfaces, como EDI o ACH. O puede tomar la forma de una nueva oportunidad de ingresos – nuevos productos y servicios que se pueden ofrecer al cliente con el fin de obtener ganancias y retención. Incluir esto en el flujo de su sistema ERP puede ser la manera más fácil de asegurarse de que los nuevos flujos de trabajo o requisitos se sigan de forma consistente.

Fusiones y Adquisiciones

Si su empresa está en modo de crecimiento, será importante establecer una arquitectura escalable y una metodología de implementación repetible para su sistema ERP. Estas características pueden ser apalancadas para comunicarse rápidamente y gestionar nuevas adquisiciones y expansiones, propagando flujos de trabajo y reglas de negocio en una nueva organización, con acompañamiento de formación y documentación. La integración exitosa de aplicaciones empresariales y flujos de trabajo es uno de los procesos de fondo más críticos que pueden ayudar a determinar la suavidad y el éxito final de una adquisición.

Cambios Internos

La mejora continua puede ser una bendición, pero también una carga. Las innovaciones de productos, servicios y procesos son la clave para la capacidad de cualquier organización para establecer y mantener una ventaja competitiva. Por lo tanto, su sistema ERP debe ser diseñado e implementado de una manera en la que sea rentable permitir tales cambios. Las decisiones tomadas durante el análisis de los requisitos originales deben hacerse con el reconocimiento de que las cosas pueden cambiar en el futuro. Se pueden agregar pequeñas novedades, los umbrales pueden cambiar o los métodos alternativos pueden volverse válidos.

Asegúrese de que su enfoque para resolver problemas sea modular, de modo que cada elemento puede ser independientemente habilitado o deshabilitado. Además, asegúrese de que los diseños de su sistema y la programación sean eficientemente configurables, en lugar de la construcción de un sistema complejo que requiere constantes retoques del departamento de TI. Por último, pero lo más importante, tenga cuidado de involucrar a los grupos de interés de los negocios en cada decisión, para asegurarse de que todos los cambios realizados en el sistema estén justificados en cuanto a los costos.

Cambios en los Productos ERP

La consolidación de los productos y proveedores ERP es una espada de doble filo. Por un lado, limita el número de opciones disponibles para su organización. Por otro lado, asegura que los actores principales restantes son aquellos con una historia suficiente, base de clientes y capacidad financiera para invertir en sus productos en las próximas décadas. Empresas como Microsoft no sólo están manteniendo al día con la innovación de TI, sino que también están impulsando esas innovaciones, y hacen de sus sistemas de ERP una parte importante de la visión general.

Por ejemplo, en octubre de 2016, Microsoft presentó su producto y visión Dynamics 365, una plataforma basada en la nube y la aplicación que vincula sus líneas de productos Dynamics AX, Dynamics NAV y Dynamics CRM junto con otras aplicaciones importantes como Power BI, Facebook , y Twitter. Pocas empresas pueden influir en la dirección de las aplicaciones empresariales de la industria e integrar estas capacidades en sus sistemas ERP desde su creación. Por lo tanto, trabajar dentro de un ecosistema como Microsoft y el suite 365 es una manera de poner su aplicación a prueba del futuro y aprovechar constantemente las innovaciones tecnológicas.

¡Buena Planificación Y Buena Suerte!

El cambio es inevitable y en los entornos empresariales dinámicos actuales, ocurre rápidamente. Las necesidades actuales serán diferentes de las que usted tendrá en 6 meses. Usted debe ser diligente sobre la protección de su inversión ERP, flexibilidad y escalabilidad. Application Lifecycle Management es una perspectiva y una disciplina que puede ayudar a asegurar su satisfacción a largo plazo y el éxito.

Esto concluye nuestra serie de 10 partes sobre los factores clave a considerar al elegir un nuevo sistema ERP. Si en KCP Dynamics podemos ayudar de alguna manera a aclarar este proceso o guiarlo a través de su próxima decisión ERP, no dude en ponerse en contacto conmigo directamente en bert.robertson@kcpdynamics.com y estaré feliz de ayudarle.