Control de Entradas Directas
Es fin de mes y tenemos la presión de hacer el cierre correspondiente. Entonces, un miembro del equipo de contabilidad encuentra un problema. Resulta que algunas de las cuentas no cuadran con el auxiliar. Podría ser la cuenta por cobrar, y el mes pasado puedo haber sido la de inventario, bancos o cuentas por pagar. Sin importar cuando y cual cuenta sea, hay pocas cosas que son más frustrantes que cuando no cuadran la cuenta control y su auxiliar.
Las siguientes capturas de pantalla ilustran un escenario para la cuenta contable 2310, Customers Domestic, en la base de datos de demostración Cronos. Aquí se ve que el balance no está de acuerdo con el informe de Antigüedad de Cobros.
Cuando el Detalle del balance se imprime a partir de 31 de enero de 2017 respecto de la cuenta 2310, el saldo es de $ 595,825.43, como se muestra a continuación.
Sin embargo, cuando el informe de Antigüedad de Cobros se imprime a partir del 31 de enero 2017 por el Grupo Contable Cliente el balance es de $ 616,025.43.
La diferencia de $ 20.200 debe ser investigada y resuelta antes de cerrar los libros.
El Tip de esta semana se enfoca en prevenir que estos problemas ocurran. En cada una de las cuentas contable existe una casilla llamada Entrada Directa. Cuando la casilla está en blanco o no seleccionada los usuarios no pueden postear entradas directamente a la cuenta de control. En cambio las transacciones deben ser registradas a través del auxiliar y NAV se encargara de enviar los balances a la cuenta de control de manera automática.
Cuando la casilla esta seleccionada los usuarios pueden postear entradas directamente a la cuenta contable en lugar de postear a través de la cuenta subsidiaria, por ejemplo, la cuenta de un cliente. Cuando la casilla esta seleccionada el resultado final con frecuencia será que el total de las entradas registradas en la cuenta contable de control no estarán incluidas en el auxiliar correspondiente.
Para proactivamente evitar que se produzca este problema el tip de hoy el cual también emplea mejores prácticas, que es de mantener la casilla Entrada Directa en blanco para las cuentas de control utilizado en la configuración de Grupos Contable Cliente.
